職場學|不等值的時間管理與價值

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一位思想家有句名言:「時間就是生命,空耗別人時間,無異於謀財害命。」

 

雖然不怎麼欣賞這位思想家,但我很認同這句話。那讓我明白為何台灣各體育賽事的賽前嘉賓致詞總是特別冗長,因為現場被謀財害命的人數規模龐大,需時自然較長。

 

時間對每個人都是公平的,人從出生起就開始經歷生老病死的過程,年紀一到,體力自然下滑,在理想實踐的道路上有心無力的狀況會愈發明顯,儘管依不同人的養生模式會在外表和體能老化速度上有所異同,但大方向上時間對每個人都算公平。

 

不過,當時間被量化為職場上的工時後,卻又極度不平等。

 

這話乍聽下有些矛盾,時間不是對所有人都公平嗎?為什麼轉化為「工時」就會有不等值的狀況?

 

因為每個人的專業領域、工作能力和薪資都不盡相同。


別讓主管費時盯你的工作日常

剛畢業時,我任職於行銷廣告產業,我的大主管曾跟我說過一句話:「要先學會管理自己的工作時間和進度,未來你我合作都會很輕鬆。」

 

當部門員工能各司其職,有效安排自己工時和掌握任務進度,並如期把負責區塊的成效上繳,那團隊的大專案就能在全部門員工的有效工時管理下如期完成,主管放心、老闆開心、客戶滿意,皆大歡喜。

 

反之,當部門有一人或一群人的工時進度管理不當,導致相關範疇延宕,最後常演變為團隊效率與績效的不振,部門主管乃至老闆可能需跳出來額外花心思和工時為專案收尾,並向客戶們說明,這等於佔用高階經理人的工時,而高階經理人領著極高的薪資,本應用他們的專業和時間構思更大規模的企劃案,或拓展更多業務合作機會,當他們用更昂貴的工時來處理部門員工沒作好的工作進度,就會成為企業中的人力成本浪費。

 

我那位大主管接著說:「如果你們管理不好自己的時間,那就由我來接管,這個模式會很痛苦,而且是你我都痛苦。」

 

因為那代表每天下班前我們會集合在會議室,輪番向主管報告今天完成哪項任務,其進度成果如何,再聆聽主管訓示,告知進度是超前還是落後?明日該怎麼調整步調、方向云云……

 

這種逐日報告進度的工作管理是最浪費時間的方式,跟這類管理方式最接近的工作就是軍隊。

 

這種管理模式下,每個月會耗費眾人諸多工時,用在會議桌前開會,這些消耗的工時,其實都並非真正的「作事時間」;此外,頻繁開這類會議不僅浪費自己的實質工作時間,且將再一次浪費高階經理人單價更高的工時,這也是為何每當大老闆看到開這類會議的時候臉上會有慍色,過一陣子,可能就會有些時間管理能力不佳的同事會離開這間公司。

 

職場上的工時,絕對不是等值,一個外商公司的高階經理人,年薪至少 120 萬起跳,企業主聘他來是讓他作更高端的風險評估和事業拓展,而不是讓他來當查哨官叮嚀部屬每個小時該做什麼的。

 

管理到走火入魔亦不可取

 

我有個朋友在公關公司上班,負責客戶的社群經營,他上頭來了個空降主管,每個月有一至二天,那位主管會花一整天的時間召開會議……對,一整天,從早上十點起,主管跟所有人一起坐在會議室討論,一直開到傍晚五點,目的是和所有人擬定下個月客戶「粉絲團要發表的所有議題」,然後落在工作排程表上,未來按表宣傳。

 

工作排程表(working schedule)絕對是個好物,那能幫助我們知道每天該做的工作進度何在,也是與客戶核對工作進度最常用的工時管理系統,然而並不是任何工作都可以具體落在表上執行,例如:社群管理。

 

有社群管理、互動經驗的人應當知道,一個熱門粉絲團之所以受歡迎,在於不同小編各自有獨特的風格與個性,大多貼文都是因應時事,加上神來一筆的創意,才造成網友熱烈迴響和爭相轉貼,進而促進粉絲團貼文觸及率、討論度的活絡,再來才是逐步置入商業導購行為,社群經營說穿了,有時確實是「走一步算一步」,臨時激發的創意往往才是最受歡迎的貼文;若硬性套用排程表的模式,不但不符社群管理邏輯,其粉絲團成效之慘澹也是可以預期的。

 

此外,前面已說過,開會時代表其他工作其實是停擺的,一整天的會議更讓人心力交瘁,如果冗長會議時你手頭上正有其他工作要做,當下你真的會很想炸掉那間會議室。

 

這個例子,跟我最初說的案例是相反的,這不是部屬管理工作能力不佳,是高階經理人浪費自己和部屬的工時,只為把所有未來工作一股腦落在排程表上,自求心安而已。

 

固守排程表緊迫盯人,絕對不是好的管理方式,上述這位空降主管有個更經典的案例,他連吃飯與午休時間,只要心血來潮就會和部屬核對自己不放心的工作進度,也不管對方是在用餐或在午休,所以到後來每逢午休時間,辦公室都找不到人,因為部屬們大多希望午休時可以稍微脫離控制,圖個清靜。

 

這類型的主管,對於自己的時間控管真的作的很好,但除自己以外,他是不會把別人的時間當時間的,這類的主管通常沒能力管理太多員工。後來我這位朋友和他的幾位同事相繼離職,有些能力不錯,自己開了工作室接案。


自由工作者  時間管理能力尤為重要

 

對自由接案者(freelancer)而言,時間等同於金錢,最大的好處在於完全的自由,徹底脫離辦公室朝九晚六的群體框架束縛。自由接案者可以選擇幾點起床、幾點吃飯、幾點工作,更可選擇要接多少案子、按什麼步調完成,不再有人提醒你什麼時間該作什麼。

 

但「徹底的自由」也正是最大的風險所在。

 

自由接案者要有精算能力、時間管理能力和自制力,首先,你必須精算一下你和家人一個月的總花費,並推估未來幾年每月支出的漲幅,以此計算一個月要接多少案子才能不餓死甚至存到錢;此外,要維持一定的生活品質,又需有增加多少收入?一個月要工作多久?多少工時開多少報價才合理?要花多少時間拓展新客戶?留多少時間與家人共享天倫?要給業主怎樣的品質?要用怎樣的態度經營個人(工作室)品牌口碑?

 

這些問題都得自己負責,沒有頂頭上司會再要求你的工作績效,也沒人會管你上工打卡延遲幾分鐘,因為你自己就是老闆,所有的成敗都由你一人承擔。

 

至於很好的自制力嘛……我得說,當你明知該要工作,但新推出的遊戲片卻讓你放不下 PS4 手把時……只能祝福你有冨樫義博的財力,不然就應該要覺得自制力是個好東西,自由接案者都應該要有一點。

 

盡快和浪費他自己時間和你時間的發案者說再見  

 

如果你是一個自由工作者,當碰到一個沒時間觀念的發案窗口,除非專案報價高到你無法抗拒,或你是以小時為單位跟他計價,不然就快點逃,不要跟他一起浪費生命。

 

有一個實際案例,一個文字工作者 A 和一個發案者 C,C 代表某公司發案,要作一個偏鄉長照的系列採訪故事,理念本身很好,所以儘管報價略低於行情,A 也願意承接。

 

但因 C 的公司規模大、制度多,庶務流程非常繁瑣且缺乏彈性,報價單、合約等文件自然也需層層簽發,偏偏 C 負責這個專案又有時間壓力,希望 A 能盡快配合執行。

 

這個案子的本質很簡單,A 與 C 到偏鄉定點會合,與受訪者進行訪談,A 把專訪文章完成交予 C 的公司審稿、刊登宣傳,如此而已。

 

救場如救火也是自由接案者的特色之一,A 因應 C 的需求,決定先接先做,完成首篇專訪之後再補合約程序。

 

但在第一次專訪時,C 就堅持移動至偏鄉基地,A 需集合一起搭乘公司車,若自行開車前往無法申報交通費,因「公司有規定,過去沒這樣請領過。」A 同意搭公司車,但當天 A 準時抵達 C 指定的公司車搭乘地點,C 自己卻晚了半小時才到,因為「公司內部還在聯繫事情」,在姍姍來遲後,C 又告知 A 「公司車還要同載兩位前往偏鄉工作的輔導老師與助理,再一同前往」,結果等待輔導老師的時間又多耗半個小時以上,最誇張的是,輔導老師的助理比老師遲到更久,他晚了整整 45 分鐘。

 

當天 A 實際採訪工時僅花 1.5 個小時,完稿也只花了 1.5 小時,但光等待 C 的會合、閒雜人等的遲到及開車往返的時間,就花了 5 個小時以上,最糟糕的是,此案例中的四位遲到者,沒人因為遲到感到不好意思,把 A 的等待視為理所當然。

 

A 當晚完成這篇專訪後,把稿子免費贈予 C 及其公司,並表示不再承接這個專案,因為 C 窗口和他的團隊成員,不僅不珍惜自己的時間,也不把別人的時間當一回事。倘若繼續合作,A 只有可能在 C 身上浪費更多珍貴的接案時間,與其如此不如早說:「謝謝,再聯絡」為妙,因為 A 的時間,很明顯比 C 珍貴很多。

 

強求均分工作的團隊    績效不會太好

 

碰過一個小團隊的新創公司,其基層員工在會議上爆發,抗議為何他的主管不用跟他做一樣的例行庶務。

 

但是那個主管其實兼有行銷、商品開發等重任,為了達成關鍵績效,其他「動手腳不花腦力」的雜務工作,才安排由部屬辦理。

 

但這新創事業的總經理做了件最愚蠢的事,他為了小團隊的和諧,要求該主管妥協,真的將所有工作項目均分,讓那位主管與抱怨的基層員工做相同的事情,最後的結果就是那些達不到績效的基層員工,依然達不到績效,而有能力的中階主管也沒有多餘的工時進行事業版圖拓展,最後選擇離開。

 

一個團隊為了表面和諧強求萬事公平,其實就是劣幣逐良幣的伊始,這個新創事業的績效和未來發展,可想而知。

他是主管   工時比你珍貴很正常

 

還有一個類似的案例,我曾接過一個案子,幫一家兼作實體販售和電子商務的餐飲業者朋友作管銷顧問,他告訴我一個內部管理上的問題。

 

他的基層員工抱怨中階主管,指出他身為店經理,卻從不在店面做第一線販售,他們覺得不公平。

 

這個主管在開店營業時,大部分的時間都在辦公室內負責網路行銷和網購跨平台合作事宜,他在網購和通路拓展中創造出的業績,其實比實體店面的銷售額更為亮眼。

 

在充分了解這些資訊後,問大家一個問題,你是那種講求和諧,讓大家把工作均分的老闆?還是將主管負責範疇和創造的成果告知這位義憤填膺的員工,讓他自行估量是否願意配合安排或選擇離開?

 

我選擇後者,我給我這位朋友的建議也是後者。

 

企業主應當認清任用的經理人的能力,如果你認同他,就相信他對部屬的工作分配,並珍惜你花大把鈔票所購得的高階經理人工時,千萬別讓他跟搞不清楚狀況的小兵均分一切雜事,只為達到表面上的和諧與公平,職場上的工時,絕對不是等值。

 

時間就是生命,空耗別人時間,無異於謀財害命,浪費自己時間,等於慢性自殺。無論你是企業主、經理人、自由接案者還是剛出社會的新鮮人,時間管理的能力對任何人而言都非常重要,先學會管理自己的時間,才能談管理一個團隊的時間,碰到浪費時間的主管或員工快點逃跑,不要跟著他們浪費生命。

 

珍惜「時間」這個大多數人都擁有、卻常常不善管理的隱性資產,對於未來工作上中的突破,能夠增加不少利多。

 

喔!對了,說到開會效率這件事情,文末提供大家一點小建議,一般公司週例會是無法避免的,如果會非開不可,把週會改在每週二開其實效率會比週一開更高。

 

在週休二日結束後的藍色星期一,上班絕對是一件千刀萬剮的事情,開週會時每個人的眼神幾乎都是死的,且邊開會還邊想自己累積了兩天還沒時間處理的那堆雜事;與其如此,週一讓員工把手頭聯繫事項與例行工作先處理就緒,週二再開會,與會者的專注度會提升很多,且會議時間也會縮短為週一開的一半,這是我後來與朋友公司合作時的實驗結果,提供給大家參考,對於節省工時或許有點幫助。

 

 

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